Event Planner

Event Planner, ¿Cuál es su verdadero papel?

El sector de los eventos está en continuo crecimiento y cada día demanda personal más cualificado y experimentado. Un event planner es la persona que se encarga de sacar el máximo partido para que los eventos no solo cumplan los objetivos pensados sino que obtengan el mayor éxito posible.

El trabajo de un event planner engloba desde actividades para empresas hasta fiestas de tipo más personal. La figura de un event planner está también para asegurar que cualquier detalle descuidado o cualquier imprevisto quede cubierto con un plan B. Es el responsable de crear, gestionar y supervisar todo el proyecto de principio a fin y es el responsable del éxito en un evento. Por lo tanto debe ser responsable, organizado, detallista, con capacidad analítica y saber trabajar en equipo.

Dependiendo del tamaño del evento, el event planner necesitarà recurrir a diferentes empresas especializadas en el mundo de los eventos, con las cuales ya tiene unos convenios de colaboración. Si es un acontecimiento de grandes dimensiones, intervendrán varios equipos y empresas como el catering, el equipo audiovisual, el servicio de transportes, etc.

Pues el event planner, será el enlace entre los distintos proveedores y se encargará de coordinar todos los intermediarios del evento.

Puntos clave para la organización de un evento

  • Objetivos del evento: antes de comenzar a planificar un evento, se deben tener claros los objetivos y definirlos. El event planner debe tener muy claro el porqué se realiza ese acontecimiento y con qué finalidad.
  • Público objetivo: se debe conocer a la perfección a los asistentes que irán. Conociendo sus gustos y preferencias, resultará más fácil a la hora de idear el concepto global.
  • Presupuesto: este sería uno de los puntos más delicados e importantes de un evento. Se debe definir o tener una idea aproximada desde un principio del importe con el que se cuenta.
  • Fecha y lugar: una vez se han definido los puntos anteriores, es el momento de escoger fecha y lugar. Esta decisión debe tomarla el anfitrión, y el papel que juega el event planner en este punto clave es asesorar y tener en cuenta festividades o actos que puedan interferir en la celebración del día escogido.

Un Event Planner debe saber qué fases tiene un evento

  • Pre-evento: es una fase larga y duradera, en la que se define todo el proyecto y se toman las decisiones más importantes que se han mencionado antes. Una vez se han definido bien estos puntos claves, se pasa a hacer la lista de invitados. La segunda parte del pre-evento es desarrollar la idea, contratar a los proveedores y concretar un cronograma. Si fuese un acontecimiento de gran tamaño, también sería necesario tener un organigrama y organizar pruebas de ensayo.
  • Día del evento: es el momento de la puesta en escena. Una vez el acontecimiento ha empezado, el event planner debe coordinar y seguir el timing concertado en la fase anterior. Antes de empezar el evento, también debe tener previstas todas las incidencias posibles, conociendo las alternativas para cada una y planificado un plan B.
  • Post evento: esta última fase ya es una vez se haya terminado el evento. Se desmonta todo lo planificado y se evalúan los resultados.

Day Off Events, la mejor organización de fiestas y eventos

El Event Planner Raul Moreno al frente de Day off Events desarrollará junto a su equipo el evento más especial e inigualable para empresas o particulares. Dispone a su vez de una productora de fiestas que desarrollan fiesta perfecta para cada ocasión y de todo tipo ya sean en pequeño o gran formato, pack de fiesta completo consiguiendo de esta manera agrupar en un precio unico, local+catering+bebidas y todos los complementos de fiesta a precio fijo y sin sorpresas.
A nuestros event planner los proveedores no le harán el engaño de intentar dar menos servicio del contratado. Os comentamos los típicos casos:

En tu evento el event planner se encargará de que tengas al personal adecuado en relación al número de personas que seáis, los servicios contratados que tengáis, que se cumpla todo el timming, para que tu evento sea fabuloso.

Producimos e innovamos en todo tipo de fiestas y para cada una de las celebraciones contamos con los mejores espacios y proveedores de cada ciudad. Day Off Events a día de hoy es sinónimo de máxima calidad, diversión sin igual y lo mejor de todo, sin sorpresas en el presupuesto.

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